Bài viết dưới đây từ CFT sẽ hệ thống hóa toàn diện các điều kiện cốt lõi để ghi nhận chi phí được trừ, đồng thời nhận diện 6 nhóm chi phí không được trừ điển hình nhằm giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro thuế ngay trong vận hành hàng ngày.

1. Các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN

Doanh nghiệp được trừ các khoản chi phí (nếu không thuộc danh mục các khoản chi không được trừ) khi đáp ứng đủ 3 điều kiện cốt lõi:

• Thứ nhất, khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (bao gồm cả khoản chi bổ sung tính trên tỷ lệ phần trăm chi phí nghiên cứu và phát triển – R&D).
• Thứ hai, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Thứ ba, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các trường hợp pháp luật quy định phải áp dụng hình thức này.

Bên cạnh các chi phí kinh doanh thông thường, pháp luật cũng cho phép tính vào chi phí được trừ đối với một số khoản chi thực tế phát sinh khác mang tính chất xã hội, cộng đồng và môi trường, điển hình như:

• Chi thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng an ninh, hỗ trợ tổ chức Đảng, đoàn thể trong doanh nghiệp, chi giáo dục nghề nghiệp và phòng chống HIV/AIDS tại nơi làm việc.
• Các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, và tài trợ cho nghiên cứu khoa học, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số. Lưu ý: Hồ sơ cho các khoản tài trợ này bắt buộc phải có Biên bản xác nhận khoản tài trợ (theo Mẫu số 01/TNDN) cùng các hóa đơn, chứng từ mua hàng/đóng góp tương ứng.
• Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh hoặc trường hợp bất khả kháng không được bồi thường.
• Đặc biệt, chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon (net zero) và giảm ô nhiễm môi trường cũng được tính là chi phí hợp lệ.

Ngoại lệ không cần hóa đơn: Trong trường hợp doanh nghiệp thu mua nông, lâm, thủy sản trực tiếp từ người sản xuất/đánh bắt; mua phế liệu; đồ dùng, tài sản của hộ gia đình/cá nhân không kinh doanh; hoặc mua dịch vụ của cá nhân không kinh doanh… thì doanh nghiệp được phép sử dụng Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Mẫu số 02/TNDN) do người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) lập và ký duyệt để thay thế cho hóa đơn.

2. Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt được quản lý vô cùng chặt chẽ đối với các hóa đơn lớn, cụ thể như sau:

• Hạn mức bắt buộc: Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
• Quy định cộng dồn trong ngày: Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán với giá trị mỗi lần dưới 05 triệu đồng, nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày khiến tổng giá trị đạt từ 05 triệu đồng trở lên, thì toàn bộ khoản chi trong ngày đó cũng bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Đối với giao dịch mua trả chậm, trả góp: Nếu mua hàng hóa trên 05 triệu đồng mà tại thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán tiền, thì khoản chi này vẫn được tạm tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, sau đó khi thực tế thanh toán, nếu doanh nghiệp trả bằng tiền mặt thì bắt buộc phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị trả bằng tiền mặt vào đúng kỳ tính thuế phát sinh khoản thanh toán đó.
• Khi người lao động mua hộ hoặc đi công tác: Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác hoặc ủy quyền mua hàng hóa/dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, chi phí vẫn được chấp nhận nếu đáp ứng chuỗi quy định sau: Hóa đơn, chứng từ phải mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp; Có văn bản ủy quyền hoặc quyết định cử đi công tác. Người lao động phải dùng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân để thanh toán cho người bán, sau đó doanh nghiệp phải thanh toán hoàn lại cho người lao động cũng bằng phương thức không dùng tiền mặt.

3. Các khoản chi nào bị liệt vào danh sách không được trừ?

Dựa vào các quy định tại Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định hướng dẫn, danh sách các khoản chi không được trừ (bị loại khỏi chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế) rất đa dạng. Để dễ nắm bắt, tôi xin tổng hợp các khoản chi này thành 6 nhóm chính sau đây:

Nhóm không đáp ứng điều kiện chung

• Các khoản chi không thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế.
• Khoản chi đã được bù đắp bằng một nguồn kinh phí khác.

Nhóm chi phí vi phạm pháp luật và tiền phạt

• Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính (bao gồm vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ kế toán, thống kê, vi phạm pháp luật về thuế, tiền chậm nộp thuế và các vi phạm hành chính khác).

Nhóm các khoản chi vượt định mức quy định của Nhà nước

• Chi phúc lợi: Phần chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động (như hiếu hỉ, nghỉ mát, khen thưởng con người lao động…) vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm.
• Bảo hiểm/Hưu trí tự nguyện: Phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người để đóng quỹ hưu trí tự nguyện hoặc mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động.
• Lãi vay ngoài: Phần chi trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh cho các đối tượng không phải là tổ chức tín dụng vượt mức trần theo quy định của Bộ luật Dân sự.
• Khấu hao ô tô đắt tiền: Đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (không dùng để kinh doanh vận tải khách, du lịch, khách sạn…), phần trích khấu hao tương ứng với phần nguyên giá vượt mức 1,6 tỷ đồng/xe sẽ không được tính vào chi phí.
• Chi thuê quản lý: Phần chi phí thuê quản lý hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, casino vượt quá 4% doanh thu tính thuế.

Nhóm tiền lương, thù lao đặc thù

• Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ.
• Thù lao trả cho các sáng lập viên doanh nghiệp nhưng những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
• Tiền lương, tiền công và các khoản trích trả cho người lao động đã được hạch toán nhưng thực tế không chi trả hoặc không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Nhóm trích lập, khấu hao và lãi vay không hợp lệ

• Dự phòng & Trích trước: Phần trích lập quỹ dự phòng hoặc trích trước vào chi phí không đúng quy định hoặc vượt mức pháp luật cho phép.
• Khấu hao sai quy định: Trích khấu hao đối với tài sản cố định không sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của doanh nghiệp, hoặc tài sản không được hạch toán trên sổ sách kế toán.
• Lãi vay: Phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn; hoặc phần lãi tiền vay phát sinh trong quá trình đầu tư đã được ghi nhận vào giá trị đầu tư của dự án.

Nhóm thuế, tài trợ và các khoản chi khác

• Chi tài trợ sai mục đích: Các khoản chi tài trợ, ủng hộ địa phương, tổ chức đoàn thể, xã hội, chi từ thiện chung chung không thuộc danh mục tài trợ đúng quy định (như tài trợ y tế, giáo dục, làm nhà đại đoàn kết, khắc phục thiên tai…).
• Thuế: Phần thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được khấu trừ; thuế giá trị gia tăng nộp theo phương pháp khấu trừ; bản thân số tiền Thuế thu nhập doanh nghiệp; và các loại thuế, phí khác không được tính vào chi phí theo quy định pháp luật.
• Chi phí điện, nước: Chi trả tiền điện, nước đối với các hợp đồng không mang tên doanh nghiệp, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm kinh doanh và có hóa đơn thanh toán tiền điện, nước khớp với thực tế tiêu thụ đi kèm hợp đồng thuê.
• Chi vốn/Đầu tư: Chi về đầu tư xây dựng cơ bản trong giai đoạn đầu tư để hình thành tài sản cố định; các khoản chi liên quan trực tiếp đến việc tăng, giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.

Hệ thống hóa các quy định về chi phí được trừ và không được trừ theo Luật Thuế TNDN hiện hành cho thấy xu hướng thắt chặt kiểm soát từ cơ quan quản lý, dịch chuyển từ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ sang xác minh bản chất kinh tế của giao dịch và tính minh bạch của dòng tiền. Việc hạ hạn mức bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt xuống ngưỡng 05 triệu đồng (bao gồm cả nguyên tắc cộng dồn giao dịch cùng một nhà cung cấp trong ngày) và quy định ngặt nghèo về chuỗi chứng từ ủy quyền mua hàng hộ cấu thành những điểm trọng yếu, đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp phải được vận hành ở mức độ chính xác tuyệt đối.